Когда одного сценария уже мало

Проблема

Менеджеры разговаривают с клиентами по телефону, но после звонков вручную заполняют CRM, ставят статусы, пишут комментарии, создают задачи, фиксируют договоренности и причины отказа. CRM заполняется неровно: один менеджер пишет подробно, другой пишет "перезвонить", третий ничего не заполняет.

Что уже давно автоматизировано

• Создать заявку в CRM.
• Передать форму с сайта.
• Поставить простую задачу менеджеру.
• Отправить уведомление.

Почему этого мало

Главная работа начинается после разговора. Нужно понять, что клиент сказал, какие были возражения, о чем договорились, какой следующий шаг, правильно ли менеджер вел разговор и что должно измениться в CRM.

Как процесс выглядит вручную

• Менеджер говорит с клиентом.
• После звонка открывает CRM.
• Пишет комментарий по памяти.
• Выбирает статус.
• Ставит задачу на следующий контакт.
• Фиксирует причину отказа или интерес.
• РОП потом слушает звонки, проверяет карточки и вручную собирает отчет.

Где теряются деньги

• CRM не отражает реальный разговор.
• Договоренности с клиентом теряются.
• Следующие задачи не ставятся или ставятся неверно.
• РОП контролирует отдел вручную.
• Сложно понять, почему клиенты отказываются.
• Собственник видит статусы, но не видит содержание продаж.

Как внедряется HermesCore

• Собираются реальные звонки отдела продаж за последние 1-2 недели.
• Определяются типы звонков: первичный, повторный, отказ, запись, перенос решения, успешная продажа.
• Описываются поля CRM, которые должны заполняться после звонка.
• Описываются правила статусов и контрольные пункты для РОПа.
• Сначала система работает в режиме подсказок и отчетов.
• После проверки включается автоматическое заполнение комментариев, задач и части статусов.

Что делает HermesCore

• Получает запись звонка или транскрибацию из телефонии.
• Находит клиента и сделку в CRM.
• Выделяет потребность, бюджет, сроки, возражения, договоренности и следующий шаг.
• Заполняет комментарий в карточке сделки.
• Ставит задачу менеджеру.
• Предлагает или меняет статус сделки по правилам.
• Фиксирует причину отказа.
• Отмечает, если менеджер не проговорил важные пункты.
• Готовит ежедневную сводку для РОПа.

Как тестируется

Берутся 100 реальных звонков. РОП вручную размечает правильный итог: статус, следующий шаг, причина отказа, задача, качество разговора. HermesCore обрабатывает эти же звонки. Сравниваются результаты и отдельно проверяются сложные случаи: "подумаю", просьба перезвонить, отказ из-за цены, запрос договора, нецелевой клиент, задача не поставлена.

Экономика

Если менеджер тратит 3-5 минут после звонка на CRM, при 30 звонках в день это 1,5-2,5 часа ручной работы ежедневно на одного менеджера. Для отдела из 5 менеджеров это 150-250 часов в месяц. Если РОП тратит 1-2 часа в день на прослушку, проверку карточек и отчеты, это еще 20-40 часов в месяц.

Проблема

Оплаты приходят в банк, счета выставляются в CRM или 1С, сделки ведутся менеджерами, а статусы часто обновляются вручную. Оплаченные сделки могут висеть как неоплаченные, менеджеры дергают бухгалтерию, бухгалтерия ищет платежи, а руководитель видит неполную картину по деньгам.

Почему обычной автоматизации мало

В реальном бизнесе много исключений: частичная оплата, переплата, оплата от другого юрлица, неверное назначение платежа, один платеж за несколько счетов, сделка в CRM есть, а счет выставлен в другой системе.

Как процесс выглядит вручную

• Открыть банк.
• Скачать выписку.
• Открыть CRM или 1С.
• Найти счет или сделку.
• Сверить сумму и назначение платежа.
• Обновить статус.
• Написать менеджеру, если платеж непонятный.
• В конце месяца снова разобрать расхождения.

Как внедряется HermesCore

• Разбираем ручную сверку за прошлый месяц.
• Фиксируем правила сопоставления: номер счета, ИНН, сумма, назначение, клиент, договор.
• Отдельно описываем спорные случаи.
• Сначала система работает в режиме отчета и ничего не меняет в CRM.
• После проверки включается обновление статусов только для надежных совпадений.
• Спорные платежи уходят человеку на проверку.

Что делает HermesCore

• Загружает банковскую выписку.
• Сопоставляет платежи со счетами и сделками.
• Находит надежные совпадения.
• Отмечает частичные оплаты, переплаты и платежи без счета.
• Обновляет статус сделки, если совпадение надежное.
• Формирует список спорных платежей.
• Ставит задачи ответственным.
• Сохраняет отчет, файл выписки, статус и историю обработки.

Как тестируется

Берется выписка за прошлый месяц. HermesCore прогоняет ее на исторических данных. Результат сравнивается с ручной сверкой бухгалтера. Отдельно проверяются частичная оплата, оплата от другого юрлица, неверное назначение, переплата и несколько счетов на одну сумму.

Экономика

Если бухгалтер или финансовый менеджер тратит 1-2 часа в день на сверку, это 20-40 часов в месяц. При ставке 700-1500 рублей в час экономия ручного времени может составлять 14 000-60 000 рублей в месяц. Дополнительная ценность выше: меньше ошибок, быстрее запуск работ, чище дебиторка.

Проблема

Документы приходят из разных мест: почта, ЭДО, личные кабинеты поставщиков, банк, CRM, облачные папки. Сотрудник вручную ищет файлы, скачивает, переименовывает, перекладывает, обновляет статус и пишет ответственному. В конце месяца часть документов потеряна, часть не подписана, часть лежит не там.

Что уже давно автоматизировано

• ЭДО.
• Распознавание документов.
• Автоматическая загрузка вложений из почты.
• Шаблонное именование файлов.
• Маршруты согласования.

Почему этого мало

Документы живут не в одном месте. Один акт пришел в ЭДО, счет в почте, выписка в банке, договор в CRM, закрывающие документы в личном кабинете поставщика. Стандартная автоматизация закрывает один канал, а не весь путь документа.

Как внедряется HermesCore

• Определяем типы документов: счет, акт, накладная, договор, выписка.
• Определяем источники: почта, ЭДО, личные кабинеты, CRM.
• Создаем правила именования файлов.
• Настраиваем папки хранения и статусы.
• Сначала HermesCore работает на архиве документов за прошлую неделю.
• После проверки подключаются новые входящие документы.

Что делает HermesCore

• Проверяет почту, ЭДО и личные кабинеты.
• Находит нужные документы.
• Скачивает файлы.
• Определяет тип документа.
• Переименовывает по правилу.
• Сохраняет в нужную папку.
• Обновляет статус.
• Фиксирует источник, дату, файл и результат.
• Если документ не найден, создает задачу ответственному.
• Сохраняет доказательства выполнения: файл, скриншот, статус, журнал.

Как тестируется

Берутся 50-100 документов из прошлых периодов. Проверяется тип документа, имя файла, место сохранения и статус в CRM или таблице. Отдельно тестируются исключения: нет вложения, два файла в одном письме, архив, неверный формат, документ без номера, документ в личном кабинете без уведомления на почте.

Экономика

Если сотрудник тратит 1 час в день на поиск, скачивание и раскладывание документов, это около 20 часов в месяц. В бухгалтерии и юридических отделах ценность выше, потому что ошибка в документе может задержать оплату, закрытие периода или подачу документов.

Проблема

Руководитель хочет каждый день понимать, что происходит: сколько заявок, сколько оплат, какие задачи просрочены, какие товары заканчиваются, где упала конверсия, кто не обработал клиента. Данные лежат в разных местах, а сотрудники присылают статусы вручную и по-разному.

Что уже давно автоматизировано

• Дашборды.
• BI-отчеты.
• Выгрузки из CRM.
• Регулярные отчеты в таблицах.

Почему этого мало

Дашборд показывает цифры, но не всегда объясняет, что делать. В реальности нужно не просто увидеть просрочку, а создать задачу, проверить источник, найти ответственного, приложить данные и сохранить историю реакции.

Как внедряется HermesCore

• Определяем 5-10 ключевых показателей: новые заявки, просроченные задачи, оплаты, остатки, проблемные сделки, необработанные обращения.
• Подключаем источники: CRM, таблицы, почта, телефония, рекламные кабинеты.
• Определяем правила отклонений.
• Определяем действия: показать, создать задачу, запросить подтверждение, отправить ответственному.
• Сначала HermesCore формирует отчет параллельно с ручным отчетом.
• После проверки ручной отчет сокращается или убирается.

Что делает HermesCore

• Собирает данные из нескольких систем.
• Сводит их в один короткий отчет.
• Показывает отклонения.
• Объясняет, где нужна реакция человека.
• Создает задачи по критичным отклонениям.
• Показывает ответственных.
• Сохраняет историю ежедневных сводок.
• Отправляет отчет руководителю в удобный канал.

Как тестируется

7-14 дней HermesCore делает отчет параллельно с сотрудником. Каждый день сравниваются цифры. Отдельно проверяются спорные показатели: дубль заявки, сделка без источника, оплата без сделки, задача без ответственного, товар без остатка.

Экономика

Если несколько сотрудников каждый день тратят по 10-20 минут на статусы и отчеты, суммарно это может быть 30-80 часов в месяц. Главный эффект в скорости управления: руководитель видит проблему утром, а не в конце недели.

Проблема

У сети несколько точек. Каждая ведет остатки по-своему, отчеты отправляет в чат, заказы поставщикам формирует вручную. Руководитель узнает о проблемах поздно: товара уже нет, заказ ошибочный, точка не обновила таблицу, администратор забыл отправить отчет.

Почему учета мало

У малого и среднего бизнеса часто зоопарк: касса отдельно, таблицы отдельно, поставщики отдельно, чаты отдельно, отчеты отдельно. Полноценная ERP дорогая и долго внедряется, а точечные автоматизации не дают общей картины.

Как внедряется HermesCore

• Начинаем с одной точки и одного процесса: заказ по остаткам.
• Проверяем расчет и формат результата.
• Добавляем вторую точку.
• Выравниваем структуру таблиц.
• Добавляем ежедневную сводку.
• Добавляем контроль ошибок: не заполнен остаток, нет цены, нет поставщика, слишком большой заказ.
• После теста масштабируем на остальные точки.

Что делает HermesCore

• Проверяет остатки по точкам.
• Формирует заказ поставщику.
• Показывает товары ниже минимума.
• Фиксирует ошибки в данных.
• Сохраняет историю заказов.
• Отправляет управляющему сводку.
• Показывает, какие точки не обновили данные.
• Создает задачи по проблемным точкам.

Как тестируется

Первая неделя: HermesCore считает заказ, но ничего не отправляет. Сотрудник сравнивает расчет с ручным. Вторая неделя: HermesCore формирует заказ, сотрудник подтверждает. Третья неделя: подключаются новые точки. После проверки ручной расчет остается только для исключений.

Экономика

Если одна точка тратит 20-30 минут в день на остатки и заказ, сеть из 5 точек тратит 50-75 часов в месяц. Экономия может быть 40-100 часов в месяц в зависимости от количества точек и частоты заказов.

Проблема

Перед сделкой нужно проверить контрагента: реквизиты, историю в CRM, документы, сайт, открытые источники, судебные признаки риска, прошлые коммуникации. Обычно это делает сотрудник вручную, и каждый проверяет по-своему.

Почему отдельного сервиса мало

Отдельный сервис показывает только часть картины. Бизнесу нужен не просто отчет по ИНН, а связка: CRM, история общения, документы, сделки, переписки, внешние источники, вывод по чек-листу и сохранение результата в карточку.

Как процесс выглядит вручную

• Менеджер получает ИНН.
• Открывает CRM.
• Смотрит историю клиента.
• Ищет документы.
• Проверяет открытые источники.
• Смотрит сайт.
• Ищет старые письма.
• Пишет краткий вывод руководителю.

Как внедряется HermesCore

• Создается чек-лист проверки.
• Определяются источники: CRM, документы, почта, открытые реестры, сайт компании, внутренние заметки.
• Разделяются факты и выводы.
• HermesCore сначала только собирает данные и формирует отчет.
• Окончательное решение всегда остается за человеком.

Что делает HermesCore

• Получает ИНН или название компании.
• Находит карточку в CRM.
• Собирает историю коммуникаций.
• Проверяет документы.
• Открывает нужные источники.
• Собирает факты.
• Формирует отчет по шаблону.
• Сохраняет отчет и файлы в карточку сделки.
• Создает задачу ответственному, если есть спорные признаки.

Как тестируется

Берутся 20-30 уже проверенных контрагентов. HermesCore готовит отчеты по ним заново. Результат сравнивается с ручной проверкой. Отдельно проверяется, чтобы система не выдумывала факты и не делала окончательные юридические выводы.

Экономика

Если проверка одного контрагента занимает 30-90 минут, при 20 проверках в месяц это 10-30 часов. Главная ценность не только во времени: единый стандарт проверки снижает риск пропущенных проблем.