Проверить HermesCore на одной ручной операции

Проблема

Сотрудник каждый день открывает таблицу остатков, проверяет товары ниже минимального значения, вручную считает количество к заказу, переносит строки в отдельную таблицу и отправляет поставщику.

Обычно процесс выглядит так

• Сотрудник открывает Google Sheets или Excel.
• Смотрит колонку "Остаток".
• Сравнивает с колонкой "Минимальный остаток".
• Считает, сколько нужно заказать.
• Копирует название, артикул, количество и цену в таблицу заказа.
• Проверяет итоговую сумму.
• Отправляет файл руководителю или поставщику.

Где теряются деньги

• Сотрудник тратит 30-60 минут в день на однотипную сверку.
• Ошибки в расчетах приводят к лишним закупкам или отсутствию товара.
• Руководитель не всегда понимает, почему заказ сформирован именно так.
• Процесс зависит от конкретного человека.

Как внедряли бы Hermes

• Фиксируем текущий ручной процесс на реальной таблице.
• Определяем входные данные: остаток, минимальный остаток, цена закупки, артикул, поставщик.
• Определяем правило расчета: если остаток ниже минимума, рассчитать количество к заказу.
• Собираем первый сценарий: открыть таблицу, считать данные, рассчитать заказ, заполнить вторую таблицу.
• Запускаем тест на копии таблиц и сравниваем результат Hermes с ручным расчетом сотрудника.
• После проверки запускаем на реальных данных под контролем.

Что делает Hermes

• Открывает таблицу остатков.
• Считывает строки товаров.
• Находит позиции ниже минимального остатка.
• Рассчитывает количество к заказу.
• Заполняет таблицу заказа поставщику.
• Сохраняет скриншот результата.
• Фиксирует итоговую сумму и количество позиций.

Как тестировали

Берем 30-50 товарных позиций. Сотрудник вручную считает заказ. Hermes считает заказ по тем же данным. Сравниваем каждую строку: товар, количество, сумма. Отдельно проверяем спорные случаи: пустая цена, нет артикула, нулевой остаток, товар без поставщика.

Ожидаемый эффект

• Экономия 10-20 часов в месяц на одного сотрудника.
• Меньше ошибок в расчетах и переносе данных.
• Быстрый пилот, потому что процесс уже понятный и повторяется каждый день.

Проблема

Документы приходят в разных местах: почта, ЭДО, личный кабинет поставщика, банк, CRM, папки. Сотрудник вручную ищет, скачивает, переименовывает, перекладывает и отмечает статус.

Обычно процесс выглядит так

• Открыть почту.
• Найти письмо от поставщика.
• Скачать счет или акт.
• Открыть личный кабинет.
• Скачать закрывающие документы.
• Переименовать файлы.
• Положить в папку.
• Обновить статус в CRM или таблице.
• Написать бухгалтеру.

Где теряются деньги

• Документы теряются.
• Бухгалтерия тратит время на поиск.
• Закрытие месяца затягивается.
• Ответственные спорят, кто и когда что скачал.

Как внедряли бы Hermes

• Определяем типы документов: счет, акт, накладная, договор, выписка.
• Определяем источники: почта, ЭДО, личные кабинеты, CRM.
• Задаем правила именования файлов.
• Задаем правила сохранения: папка, карточка CRM, таблица статусов.
• Собираем сценарии для каждого источника.
• Запускаем тест на архиве документов за прошлую неделю.

Что делает Hermes

• Проверяет новые письма и кабинеты.
• Находит нужные документы.
• Скачивает файлы.
• Переименовывает по правилу.
• Сохраняет в нужное место.
• Обновляет статус.
• Сохраняет скриншот или лог действия.

Как тестировали

Берем 50 документов из прошлых периодов. Проверяем, правильно ли Hermes определил тип документа, название файла, папку сохранения и статус в таблице или CRM. Отдельно проверяем исключения: нет вложения, неправильный формат, два документа в одном письме.

Ожидаемый эффект

• Экономия 15-30 часов в месяц на поиске и раскладывании документов.
• Меньше потерянных файлов.
• Прозрачная история: что скачано, когда и откуда.

Проблема

Данные в таблицах часто расходятся: остатки, статусы, суммы, номера заказов, клиенты, оплаты или документы. Сотрудник вручную сравнивает строки и ищет, что не совпало.

Обычно процесс выглядит так

• Открыть две таблицы или выгрузки.
• Найти одинаковые строки по номеру, артикулу, клиенту или сумме.
• Сравнить значения.
• Выписать расхождения.
• Передать список ответственному.

Где теряются деньги

• Ручная сверка занимает время и требует внимательности.
• Ошибки в строках пропускаются.
• Сотрудники спорят, какая таблица актуальная.
• Руководитель получает проблему поздно.

Что делает Hermes

• Открывает нужные таблицы или выгрузки.
• Сопоставляет строки по заданным правилам.
• Находит расхождения.
• Готовит список спорных строк.
• Сохраняет результат и историю проверки.

Как тестировали

Берем реальные выгрузки за прошлый период. Сотрудник вручную отмечает расхождения. Hermes проверяет те же данные. Сравниваем найденные отличия и отдельно проверяем пустые поля, дубли, неверные форматы и строки без пары.

Ожидаемый эффект

Меньше ручной проверки, быстрее поиск расхождений, понятный список исправлений и история того, какие данные проверялись.

Проблема

Руководитель каждый день просит цифры: сколько заявок, сколько оплат, где просрочки, какие товары заканчиваются, кто не обработал задачи, где упала конверсия. Данные лежат в CRM, таблицах, телефонии, рекламном кабинете и почте.

Обычно процесс выглядит так

• Один сотрудник смотрит CRM.
• Другой выгружает таблицу.
• Третий пишет в чат статус по складу.
• Маркетолог присылает цифры по рекламе.
• Руководитель собирает картину из сообщений и файлов.

Где теряются деньги

• Данные собираются поздно.
• Цифры спорят друг с другом.
• Руководитель принимает решения по неполной картине.
• Сотрудники тратят время не на работу, а на объяснение статусов.

Как внедряли бы Hermes

• Определяем 5-10 показателей, которые руководитель реально смотрит каждый день.
• Подключаем источники: CRM, таблица, почта, рекламный кабинет, телефония.
• Описываем правила сводки: что считать нормой, что считать отклонением.
• Собираем сценарий ежедневной проверки.
• Сначала отправляем отчет только тестовой группе.
• Сравниваем отчет Hermes с ручной сводкой руководителя.

Что делает Hermes

• Собирает данные из нескольких источников.
• Сводит их в один отчет.
• Подсвечивает отклонения.
• Показывает зависшие задачи.
• Отправляет короткую сводку руководителю.
• Сохраняет историю отчетов.

Как тестировали

7 дней параллельно ведется ручной отчет и отчет Hermes. Сравниваем показатели каждый день. Отдельно проверяем спорные случаи: пустые сделки, дубль заявки, оплата без сделки, задача без ответственного.

Ожидаемый эффект

• Экономия 20-40 часов в месяц на ручной подготовке отчетов.
• Быстрее реакция на проблемы.
• Меньше управленческих решений на ощущениях.